Analisa Sistem

ANALISA SISTEM

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Langkah langkah analisis sistem

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem :

1.    Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

·         mengidentifikasi penyebab masalah.

Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat. Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu diidentifikasi terlebih dahulu apa  penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan terjadinya masalah. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ?, mengapa jalannya mobil tersendatsendat?, jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah karena  persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan pembelian barang tidak ekonomis.

·         mengidentifikasi titik keputusan.

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang sempurna.

·         mengidentifikasi personil-personil kunci.

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description).

2.    Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahankelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :

·         Menentukan jenis penelitian.

Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.

·         Merencanakan jadwal penelitian  

Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

1)    dimana penelitian akan dilakukan;

2)    apa dan siapa yang akan diteliti;

3)    siapa yang akan meneliti;

4)    kapan penelitian dilakukan.

Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal wawancara dapat diatur yang terdiri dari :

a)    tanggal wawancara akan dilakukan;

b)    jam wawancara untuk tiap-tiap harinya;

c)    yang melakukan wawancara;

d)    yang diwawancarai;

e)    lokasi letak wawancara akan dilakukan;

f)     topik dari wawancara yang akan dilakukan.

Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.

·         Membuat penugasan penelitian

Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.

·         Membuat agenda wawancara

Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

·         Mengumpulkan hasil penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a.    Membantu kelengkapan (aid to completeness)

Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat.

b.    Membantu analisis (aid to analysis)

Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis

c.    Membantu komunikasi (aid to communication)

Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai sistem

d.    Membantu pelatihan (aid to training)

Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis.

e.    Membantu keamanan (aid to security)

Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.

Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai berikut ini :

1)  Waktu untuk melakukan suatu kegiatan Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu kegiatan.

2)    Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama

3)    Pengambilan sampel.

4)    Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.

5)    Elemen-elemen data.

6)    Teknologi yang digunakan di sistem lama.

7)    Kebutuhan - kebutuhan informasi pemakai sistem atau manajemen

3.    Analyze, yaitu menganalisis sistem.

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

a.    Menganalisis Kelemahan Sistem

Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :

Apa yang dikerjakan ?

Bagaimana mengerjakannya ?

Siapa yang mengerjakannya ?

Dimana dikerjakannya ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Mengapa dikerjakan ?

Perlukah dikerjakan ?

Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas.  

Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian sebagai berikut :

Relevance (sesuai kebutuhan)

Capacity (kapasitas dari sistem)

Efficiency (efisiensi dari sistem)

Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)

Accessibility (kemudahan akses)

Flexibility (keluwesan sistem)

Accuracy (ketepatan nilai dari informasi)

Reliability (keandalan sistem)

Security (keamanan dari sistem)

Economy (nilai ekonomis dari sistem)

Simplicity (kemudahan sistem digunakan

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.

Menganalisis Distribusi Pekerjaan

Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

Ø   apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?

Ø  Apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?

dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

Menganalisis Pengukuran Pekerjaan

Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

Ø  apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?

Ø  apakah produktifitas karyawan memuaskan ?

Ø  apakah unit - unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ?

Ø  apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ?

Ø  apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?

Ø  seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?

Ø  apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ?

Ø  apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?

Ø  apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?

Menganalisis Keandalan

Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut :

Ø  Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?

Ø  Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?

Menganalisis Dokumen

Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

Ø  seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?

Ø  apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?

Ø  apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?

Menganalisis Laporan

Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :  

Ø dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumendokumen yang ada ?

Ø  apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?

Menganalisis Teknologi

Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :  

Ø  apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

b.    Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai atau Manajemen

Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

4.    Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

Ø  pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

Ø  meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

Ø  meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen.

Ø meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).